Plan de Continuité d’Activité : comment gérer une crise

PLAN DE CONTINUITÉ D’ACTIVITÉ : COMMENT GÉRER UNE CRISE

Tout événement de crise qui viendrait interrompre l’activité d’une entreprise peut compromettre sa santé économique, même sur une courte période. Dans l’objectif de se préparer à un cas semblable, il est recommandé d’identifier au préalable quelles peuvent être les menaces pour une organisation et comment celles-ci peuvent impacter son activité.

La crise actuelle, générée par la pandémie de COVID-19, a forcé de nombreuses entreprises à se mettre à l’arrêt ; elle a bloqué les échanges de services et de produits, et a renversé l’économie vers un modèle inattendu, autant pour les entreprises à l’arrêt que pour celles qui ont pu, avec réorganisation, la maintenir. Certaines possédait déjà, ou l’ont établi en urgence, un PCA – Plan de Continuité d’Activité. Mais à quoi sert-il, et comment l’ont-ils intégré ?

Qu’est-ce qu’un PCA ?

Le PCA présente l’ensemble des mesures qui permettront d’assurer le maintien, de façon temporaire ou dégradée, des prestations de services ou d’autres tâches opérationnelles essentielles ou importantes de l’entreprise, puis les mesures qui permettront d’assurer la reprise planifiée des activités

En conditions normales, la rédaction du PCA prévoit une réponse adaptée en fonction de différents scénarios de crises étudiés (crise sanitaire, choc économique, etc.) ; dans le cas présent de crise sanitaire liée au Covid-19, il s’agissait de concevoir un plan d’activité permettant de tenir des objectifs minimums, et de répondre à ses obligations auprès des clients comme de son personnel.

Pourquoi élaborer un Plan de Continuité d’Activité ?

Selon le guide élaboré par le Secrétariat général de la défense et de la sécurité nationale, « les retours d’expérience des grandes crises récentes montrent que les organisations ayant entrepris une démarche préalable visant à garantir la continuité de leur activité sont les plus résilientes face aux événements déstabilisants. »

L’élaboration d’un PCA n’est donc pas obligatoire mais une démarche essentielle pour préserver l’entreprise en cas d’événements de crise, telle que l’arrêt brutale des activités, la circulation extérieure et les échanges sociaux limités aux raisons de première nécessité, que nous avons connu. Le PCA permet alors de gérer rapidement ces contretemps et de trouver des alternatives pour conserver une activité minimale. Il permet de limiter les impacts et les conséquences des répercussions économiques, de maintenir ses engagements externes et une activité de minimale, et ainsi de faciliter la reprise d’activité pour les salariés.

Comment se construit un plan de continuité d’activité ?

Les étapes d’élaboration du PCA consistent finalement en une analyse globale de l’organisation pour définir son mode de fonctionnement, ses objectifs, et les critères essentiels à la continuité de l’activité.

Il convient ensuite de déterminer comment la crise, ici sanitaire, impacte l’activité, et établir une stratégie et des moyens spécifiques mis en œuvres pour y faire face. Ces moyens doivent intégrer un plan de communication pour informer en temps et en heure les relations externes et internes (clients, fournisseurs, prestataires, salariés, etc.).

Il n’est plus utopique aujourd’hui, au regard de la fréquence et de la nature des crises apparues au cours des 50 dernières années, de prévoir pour chaque entreprise un Plan de Continuité d’Activité. Son existence peut faire toute la différence et éviter une cessation d’activité forcée qu’ont subi de nombreuses entreprises depuis le début de la pandémie de Covid-19.

6 conseils pour bien préparer votre reprise d’activité

6 CONSEILS POUR BIEN PRÉPARER VOTRE REPRISE D’ACTIVITÉ

Le retour en entreprise et à la vie « en communauté » exige une préparation toute particulière pour permettre d’appliquer avec rigueur les gestes barrières. De nombreuses entreprises ont mis en œuvre leur PCA – Plan de Continuité d’Activité dès le début de la crise sanitaire. A présent, il est recommandé de concevoir et mettre en place un PRA – Plan de Reprise d’activité, qui consiste à détailler, étape par étape, les actions à coordonner face à différents types de risques. Dans le contexte actuel, le PRA permettra de mettre en œuvres les mesures nécessaires pour assurer une reprise en toute sécurité et faire face au risque de transmission du COVID-19 que pourrait générer la reprise de l’activité.

Vous vous apprêtez à ré-accueuillir vos salariés au sein de l’entreprise, voici nos conseils pour que cette reprise s’effectue en toute sécurité.

  1. Organisez les espaces

Le retour de vos salariés dans l’entreprise nécessite une organisation des locaux afin de définir des conditions de circulation et d’accès.

Le nombre de personnes sera par exemple limité par zone, notamment dans les espaces communs, en respectant des espaces de 4m² dédié par personne.

Un plan de circulation pourra être établi pour éviter les croisements. Il peut s’agir d’un sens unique de circulation avec marquage au sol, mais aussi d’une différenciation des portes d’entrées et de sorties.

  1. Aménagez les horaires

L’aménagement des horaires concernera la réorganisation des horaires de pause pour éviter les attroupements dans les zones de détente, à la machine à café par exemple, ou dans les zones fumeurs.

Pour toute activité conduisant un salarié à être en contact rapproché avec des clients ou des collaborateurs, prévoyez des rotations au poste plus régulières lui permettant de se laver les mains et désinfecter sa zone de travail.

Globalement, pour éviter les croisements et si l’activité le permet, aménagez les emplois du temps pour décaler les prises de postes et séquencer les arrivées.

  1. Mettez en place un plan de nettoyage minutieux

Le nettoyage des locaux doit également être réajusté et renforcé. Idéalement, l’essentiel des bureaux et matériels devrait être désinfecté quotidiennement.

Désinfectez le plus fréquemment possible :

  • les bureaux,
  • le matériel informatique,
  • les rampes,
  • la banque d’accueil du public,
  • les poignées de portes/fenêtres,
  • les boutons d’ascenseurs,
  • les interrupteurs,
  • les distributeurs de boissons,
  • les outils,
  • les surfaces et les sols,
  • tout objets qui peut être fréquemment touchés.
  1. Mettez à disposition des moyens d’hygiène

Vos salariés doivent pouvoir bénéficier de moyens d’hygiène pour se protéger et contribuer à l’implication du tous. Des flacons de solution hydro-alcooliques peuvent être disposés à l’entrée de l’entreprise avec utilisation obligatoire à l’arrivée, mais également dans les bureaux, ou à proximité du matériel commun : machine à café, distributeurs, table de pause, etc.

Veillez à ce que chaque point d’eau soit fonctionnel et facilement accessible pour permettre un lavage régulier des mains.

N’hésitez pas également à mettre à disposition des lingettes désinfectantes, masques, gants, essuie-tout, sacs-poubelle, boîte de mouchoirs en papier, etc., selon les besoins et situations.

  1. Communiquez auprès de vos salariés

Pour les salariés, la reprise d’activité peut être synonyme de stress et de désinformation, avec un sentiment généralisé d’anxiété quant aux moyens d’exercer son métier en toute sécurité.

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Misez sur la transparence et sur une bonne communication auprès de vos collaborateurs, avec un accès facile aux ressources. Il s’agit principalement d’énumérer les mesures mises en place pour les protéger, et de les accompagner dans la démarche de prévention en indiquant les bonnes pratiques (gestes barrières, distanciation sociale) en contexte professionnel, et en leur donnant les moyens d’intégrer de nouveaux réflexes adaptés à leurs missions, et à toute la vie de l’entreprise.

  1. Rassurez vos collaborateurs

Donnez des informations sur la santé de l’entreprise, soyez bienveillant et montrez que l’activité professionnelle n’est pas à risque. Prévoyez et communiquez également à l’avance sur le comportement à avoir en cas de suspicion de contamination au COVID-19 : plus le processus est cadré, plus vos salariés seront rassurés et impliqués.

Vous l’aurez compris, la reprise d’activité nécessite une organisation réfléchit en amont et une lourde réflexion sur les mesures à prendre, notamment suite à l’analyse des risques qui devra sera reportée dans le Document Unique. En suivant ces 6 conseils, vous serez en bonne voie pour accueillir vos salariés et reprendre votre d’activité en toute sécurité.

4 raisons de faire de la prévention dans mon entreprise

4 RAISONS DE FAIRE DE LA PRÉVENTION DANS MON ENTREPRISE

La prévention des risques professionnels est une démarche indispensable et une priorité pour tous les secteurs d’activité. Elle joue un rôle essentiel dans la préservation de la santé et de la sécurité des travailleurs, et se répercute positivement sur de nombreuses composantes de la vie d’une entreprise. Découvrez les bénéfices cachés derrière ces 4 raisons majeures de faire de la prévention :

1. Etre en règle avec la législation concernant la prévention en entreprise

L’employeur est tenu, conformément aux dispositions du code du travail (articles L. 4121-1 et L. 4121-2), de prendre les mesures nécessaires pour assurer la sécurité et protéger la santé physique et mentale des travailleurs.

Il a ainsi la responsabilité d’informer et de former ses salariés aux risques qui découlent de leur activité, en mettant en place des actions de prévention des risques professionnels. Il doit également mettre en œuvre les mesures nécessaires pour aménager les postes et l’organisation du travail de manière adaptée, de sorte à réduire ou supprimer le risque.

2. Répondre à un devoir sanitaire

Si la prévention contribue à diminuer chaque année le nombre d’accidents du travail et maladies professionnelles, elle en atténue également les conséquences, en évitant par exemple des accidents très graves ou des TMS irréversibles.

L’étendue des mesures de prévention doit réunir information et formation, aménagements des postes, et réorganisation du travail, pour s’avérer efficaces. Ces conditions jouent un rôle central pour permettre aux salariés de rester plus longtemps dans la vie active, et l’entreprise de bénéficier plus encore de leur expérience.

3. Instaurer un climat sécuritaire

La prévention, c’est aussi une démarche morale et humaine. Promouvoir les actions mises en œuvre pour protéger la santé de ses salariés permet d’instaurer un climat sécuritaire et plus rassurant pour les équipes. Le facteur de pénibilité est amoindri et laisse place à plus de bien-être dans l’exercice de son métier. De ce fait, les travailleurs sont plus à l’aise et davantage impliqués afin de produire un travail de meilleur de qualité.

Enfin, ces conditions participent au partage de valeurs communes entre les collaborateurs, tout en s’intégrant dans une culture d’entreprise éthique et responsable.

4. Réduire les coûts de votre entreprise 

Le coût moyen des accidents du travail et maladies professionnelles, avec arrêt compris entre 16 et 45 jours, est estimé à la hauteur de 1700 € (tous secteurs confondus). A cela s’ajoute les coûts indirects liés à la réorganisation humaine et matérielle, comme le remplacement, la formation au poste, le changement de matériel, la réorganisation du fonctionnement, la mise en place de nouvelles mesures, etc. Autant de coûts à intégrer simultanément aux dépenses qui pourraient être évités grâce à une démarche de prévention organisée et planifiée sur le long terme.

Vous êtes convaincu mais ne savez pas par où commencer pour mettre en place votre plan de prévention ? Vous pouvez nous contacter pour que l’on puisse construire ensemble votre démarche !

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