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Comment élaborer un Plan de Continuité d’Activité ?

L’élaboration d’un Plan de Continuité d’activité, qui permet de maintenir l’organisation en activité en cas de crise, nécessite un travail profond d’analyse de tout ce qui touche de loin ou de près à l’entreprise. Pour vous aider dans la réalisation de ce document, voici 10 étapes essentielles à suivre méthodiquement.

  1. Définir le contexte et les objectifs de l’organisation 

Cette analyse permet de déterminer le contexte aussi bien externe qu’interne (contrats, environnement économique, histoire et gouvernance de l’entreprise etc.), puis ainsi le niveau de risque supportable par l’entreprise, et les activités essentielles pour son maintien.

  1. Identifier et formaliser les besoins de continuité

Il s’agira d’affiner la précédente analyse des activités essentielles et préciser pour chacune le niveau de service nécessaire, le fonctionnement, les processus et les objectifs.

  1. Identifier et gérer les risques prioritaires 

Cette étape vise à identifier les risques de tous types qui peuvent affecter le maintien de l’activité et de ses objectifs, puis d’en faire l’analyse (source, vulnérabilité, impacts, etc.), et enfin de les évaluer pour les classer selon leur probabilité d’occurrence et la gravité de leur effet. Vous traiterez enfin ces risques en déterminant quelles actions peuvent les éliminer ou les limiter.

  1. Choisir les scénarios à prendre en compte 

Établir des scénarios vous permettra de cibler des risques de faible probabilité mais dont les conséquences peuvent tout de même s’avérer critiques.

  1. Formaliser les moyens et procédures 

Cette étape consiste à trouver comment intervenir suite à la perte de ressources pour assurer le maintien de l’activité et préparer la reprise. Il s’agira de recourir à d’autres ressources non impactées par la crise, d’un appel à des ressources extérieures, etc.

  1. Définir la stratégie de continuité

Les scénarios ont permis de définir en amont quels étaient les seuils critiques nécessitant un plan de continuité, et les actions à mettre en œuvre ; l’ensemble de l’analyse réalisée a aussi permis d’estimer les coûts de chaque scénario. Ces informations croisées avec les données de probabilité et de gravité permettront d’établir la stratégie de mise en place du plan de continuité.

  1. Spécifier les procédures de gestion de crise et de communication

Il s’agira de définir les dispositifs et les procédures qui permettront de détecter les signes annonciateurs d’une crise et les étapes qui suivront, telle que la mise en place d’une cellule de crise, pour répondre efficacement et rapidement et activer le Plan de Continuité.

  1. Rédiger le plan de continuité et la documentation associée

Au regard des travaux d’analyse et d’évaluation achevés, vous pourrez rédiger le Plan de Continuité d’Activité afin de décrire la démarche, les scénarios sélectionnés, et les réponses à appliquer.

  1. Assurer la capacité de mise en œuvre du plan

Les moyens et les ressources déterminant pour l’application du plan de continuité doivent toujours être disponibles. Ce travail de vérification doit être réalisé régulièrement pour veiller à ce qu’il n’y ai aucun obstacle à la mise en place des procédures.

  1. Faire évoluer le plan : exercices et retours d’expérience

Enfin, le plan établit devra être réévalué au besoin, en fonction des fluctuations de l’organisation et du contexte extérieur, afin de garantir son efficacité.

Suite à la crise sanitaire liée à la pandémie de Covid-19, il semble essentiel pour les entreprises de préparer dès aujourd’hui leur Plan de Continuité d’Activité afin de ne pas subir un nouveau rebond, ou une toute nouvelle typologie de crise, qui pourrait cette fois s’avérer fatale pour l’activité.

Plan de Continuité d’Activité : comment gérer une crise

Tout événement de crise qui viendrait interrompre l’activité d’une entreprise peut compromettre sa santé économique, même sur une courte période. Dans l’objectif de se préparer à un cas semblable, il est recommandé d’identifier au préalable quelles peuvent être les menaces pour une organisation et comment celles-ci peuvent impacter son activité.

La crise actuelle, générée par la pandémie de COVID-19, a forcé de nombreuses entreprises à se mettre à l’arrêt ; elle a bloqué les échanges de services et de produits, et a renversé l’économie vers un modèle inattendu, autant pour les entreprises à l’arrêt que pour celles qui ont pu, avec réorganisation, la maintenir. Certaines possédait déjà, ou l’ont établi en urgence, un PCA – Plan de Continuité d’Activité. Mais à quoi sert-il, et comment l’ont-ils intégré ?

Qu’est-ce qu’un PCA ?

Le PCA présente l’ensemble des mesures qui permettront d’assurer le maintien, de façon temporaire ou dégradée, des prestations de services ou d’autres tâches opérationnelles essentielles ou importantes de l’entreprise, puis les mesures qui permettront d’assurer la reprise planifiée des activités

En conditions normales, la rédaction du PCA prévoit une réponse adaptée en fonction de différents scénarios de crises étudiés (crise sanitaire, choc économique, etc.) ; dans le cas présent de crise sanitaire liée au Covid-19, il s’agissait de concevoir un plan d’activité permettant de tenir des objectifs minimums, et de répondre à ses obligations auprès des clients comme de son personnel.

Pourquoi élaborer un Plan de Continuité d’Activité ?

Selon le guide élaboré par le Secrétariat général de la défense et de la sécurité nationale, « les retours d’expérience des grandes crises récentes montrent que les organisations ayant entrepris une démarche préalable visant à garantir la continuité de leur activité sont les plus résilientes face aux événements déstabilisants. »

L’élaboration d’un PCA n’est donc pas obligatoire mais une démarche essentielle pour préserver l’entreprise en cas d’événements de crise, telle que l’arrêt brutale des activités, la circulation extérieure et les échanges sociaux limités aux raisons de première nécessité, que nous avons connu. Le PCA permet alors de gérer rapidement ces contretemps et de trouver des alternatives pour conserver une activité minimale. Il permet de limiter les impacts et les conséquences des répercussions économiques, de maintenir ses engagements externes et une activité de minimale, et ainsi de faciliter la reprise d’activité pour les salariés.

Comment se construit un plan de continuité d’activité ?

Les étapes d’élaboration du PCA consistent finalement en une analyse globale de l’organisation pour définir son mode de fonctionnement, ses objectifs, et les critères essentiels à la continuité de l’activité.

Il convient ensuite de déterminer comment la crise, ici sanitaire, impacte l’activité, et établir une stratégie et des moyens spécifiques mis en œuvres pour y faire face. Ces moyens doivent intégrer un plan de communication pour informer en temps et en heure les relations externes et internes (clients, fournisseurs, prestataires, salariés, etc.).

Il n’est plus utopique aujourd’hui, au regard de la fréquence et de la nature des crises apparues au cours des 50 dernières années, de prévoir pour chaque entreprise un Plan de Continuité d’Activité. Son existence peut faire toute la différence et éviter une cessation d’activité forcée qu’ont subi de nombreuses entreprises depuis le début de la pandémie de Covid-19.

6 conseils pour bien préparer votre reprise d’activité

Le retour en entreprise et à la vie « en communauté » exige une préparation toute particulière pour permettre d’appliquer avec rigueur les gestes barrières. De nombreuses entreprises ont mis en œuvre leur PCA – Plan de Continuité d’Activité dès le début de la crise sanitaire. A présent, il est recommandé de concevoir et mettre en place un PRA – Plan de Reprise d’activité, qui consiste à détailler, étape par étape, les actions à coordonner face à différents types de risques. Dans le contexte actuel, le PRA permettra de mettre en œuvres les mesures nécessaires pour assurer une reprise en toute sécurité et faire face au risque de transmission du COVID-19 que pourrait générer la reprise de l’activité.

Vous vous apprêtez à ré-accueuillir vos salariés au sein de l’entreprise, voici nos conseils pour que cette reprise s’effectue en toute sécurité.

  1. Organisez les espaces

Le retour de vos salariés dans l’entreprise nécessite une organisation des locaux afin de définir des conditions de circulation et d’accès.

Le nombre de personnes sera par exemple limité par zone, notamment dans les espaces communs, en respectant des espaces de 4m² dédié par personne.

Un plan de circulation pourra être établi pour éviter les croisements. Il peut s’agir d’un sens unique de circulation avec marquage au sol, mais aussi d’une différenciation des portes d’entrées et de sorties.

  1. Aménagez les horaires

L’aménagement des horaires concernera la réorganisation des horaires de pause pour éviter les attroupements dans les zones de détente, à la machine à café par exemple, ou dans les zones fumeurs.

Pour toute activité conduisant un salarié à être en contact rapproché avec des clients ou des collaborateurs, prévoyez des rotations au poste plus régulières lui permettant de se laver les mains et désinfecter sa zone de travail.

Globalement, pour éviter les croisements et si l’activité le permet, aménagez les emplois du temps pour décaler les prises de postes et séquencer les arrivées.

  1. Mettez en place un plan de nettoyage minutieux

Le nettoyage des locaux doit également être réajusté et renforcé. Idéalement, l’essentiel des bureaux et matériels devrait être désinfecté quotidiennement.

Désinfectez le plus fréquemment possible :

  • les bureaux,
  • le matériel informatique,
  • les rampes,
  • la banque d’accueil du public,
  • les poignées de portes/fenêtres,
  • les boutons d’ascenseurs,
  • les interrupteurs,
  • les distributeurs de boissons,
  • les outils,
  • les surfaces et les sols,
  • tout objets qui peut être fréquemment touchés.
  1. Mettez à disposition des moyens d’hygiène

Vos salariés doivent pouvoir bénéficier de moyens d’hygiène pour se protéger et contribuer à l’implication du tous. Des flacons de solution hydro-alcooliques peuvent être disposés à l’entrée de l’entreprise avec utilisation obligatoire à l’arrivée, mais également dans les bureaux, ou à proximité du matériel commun : machine à café, distributeurs, table de pause, etc.

Veillez à ce que chaque point d’eau soit fonctionnel et facilement accessible pour permettre un lavage régulier des mains.

N’hésitez pas également à mettre à disposition des lingettes désinfectantes, masques, gants, essuie-tout, sacs-poubelle, boîte de mouchoirs en papier, etc., selon les besoins et situations.

  1. Communiquez auprès de vos salariés

Pour les salariés, la reprise d’activité peut être synonyme de stress et de désinformation, avec un sentiment généralisé d’anxiété quant aux moyens d’exercer son métier en toute sécurité.

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Misez sur la transparence et sur une bonne communication auprès de vos collaborateurs, avec un accès facile aux ressources. Il s’agit principalement d’énumérer les mesures mises en place pour les protéger, et de les accompagner dans la démarche de prévention en indiquant les bonnes pratiques (gestes barrières, distanciation sociale) en contexte professionnel, et en leur donnant les moyens d’intégrer de nouveaux réflexes adaptés à leurs missions, et à toute la vie de l’entreprise.

  1. Rassurez vos collaborateurs

Donnez des informations sur la santé de l’entreprise, soyez bienveillant et montrez que l’activité professionnelle n’est pas à risque. Prévoyez et communiquez également à l’avance sur le comportement à avoir en cas de suspicion de contamination au COVID-19 : plus le processus est cadré, plus vos salariés seront rassurés et impliqués.

Vous l’aurez compris, la reprise d’activité nécessite une organisation réfléchit en amont et une lourde réflexion sur les mesures à prendre, notamment suite à l’analyse des risques qui devra sera reportée dans le Document Unique. En suivant ces 6 conseils, vous serez en bonne voie pour accueillir vos salariés et reprendre votre d’activité en toute sécurité.

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