L’élaboration d’un Plan de Continuité d’activité, qui permet de maintenir l’organisation en activité en cas de crise, nécessite un travail profond d’analyse de tout ce qui touche de loin ou de près à l’entreprise. Pour vous aider dans la réalisation de ce document, voici 10 étapes essentielles à suivre méthodiquement.
- Définir le contexte et les objectifs de l’organisation
Cette analyse permet de déterminer le contexte aussi bien externe qu’interne (contrats, environnement économique, histoire et gouvernance de l’entreprise etc.), puis ainsi le niveau de risque supportable par l’entreprise, et les activités essentielles pour son maintien.
- Identifier et formaliser les besoins de continuité
Il s’agira d’affiner la précédente analyse des activités essentielles et préciser pour chacune le niveau de service nécessaire, le fonctionnement, les processus et les objectifs.
- Identifier et gérer les risques prioritaires
Cette étape vise à identifier les risques de tous types qui peuvent affecter le maintien de l’activité et de ses objectifs, puis d’en faire l’analyse (source, vulnérabilité, impacts, etc.), et enfin de les évaluer pour les classer selon leur probabilité d’occurrence et la gravité de leur effet. Vous traiterez enfin ces risques en déterminant quelles actions peuvent les éliminer ou les limiter.
- Choisir les scénarios à prendre en compte
Établir des scénarios vous permettra de cibler des risques de faible probabilité mais dont les conséquences peuvent tout de même s’avérer critiques.
- Formaliser les moyens et procédures
Cette étape consiste à trouver comment intervenir suite à la perte de ressources pour assurer le maintien de l’activité et préparer la reprise. Il s’agira de recourir à d’autres ressources non impactées par la crise, d’un appel à des ressources extérieures, etc.
- Définir la stratégie de continuité
Les scénarios ont permis de définir en amont quels étaient les seuils critiques nécessitant un plan de continuité, et les actions à mettre en œuvre ; l’ensemble de l’analyse réalisée a aussi permis d’estimer les coûts de chaque scénario. Ces informations croisées avec les données de probabilité et de gravité permettront d’établir la stratégie de mise en place du plan de continuité.
- Spécifier les procédures de gestion de crise et de communication
Il s’agira de définir les dispositifs et les procédures qui permettront de détecter les signes annonciateurs d’une crise et les étapes qui suivront, telle que la mise en place d’une cellule de crise, pour répondre efficacement et rapidement et activer le Plan de Continuité.
- Rédiger le plan de continuité et la documentation associée
Au regard des travaux d’analyse et d’évaluation achevés, vous pourrez rédiger le Plan de Continuité d’Activité afin de décrire la démarche, les scénarios sélectionnés, et les réponses à appliquer.
- Assurer la capacité de mise en œuvre du plan
Les moyens et les ressources déterminant pour l’application du plan de continuité doivent toujours être disponibles. Ce travail de vérification doit être réalisé régulièrement pour veiller à ce qu’il n’y ai aucun obstacle à la mise en place des procédures.
- Faire évoluer le plan : exercices et retours d’expérience
Enfin, le plan établit devra être réévalué au besoin, en fonction des fluctuations de l’organisation et du contexte extérieur, afin de garantir son efficacité.
Suite à la crise sanitaire liée à la pandémie de Covid-19, il semble essentiel pour les entreprises de préparer dès aujourd’hui leur Plan de Continuité d’Activité afin de ne pas subir un nouveau rebond, ou une toute nouvelle typologie de crise, qui pourrait cette fois s’avérer fatale pour l’activité.
