1. Organismes de formation : déclaration des sessions et certificats

Les organismes de formation déclarent uniquement les sessions qu’ils dispensent et qui donnent lieu à une attestation ou un justificatif de réussite.
Pour chaque formation, l’organisme doit saisir : 

• L’intitulé et les dates, 
• La modalité (présentiel, distanciel, mixte), 
• Le caractère certifiant ou non, 
• Et surtout, les informations du salarié indispensables : 
  • Numéro de sécurité sociale (NIR),
  • Nom de naissance 

Sans ces deux éléments, la déclaration n’est pas possible. 

2. Employeurs : vérifier, déclarer et conserver les formations

Les employeurs occupent un rôle central dans le dispositif : ils sont chargés de vérifier, déclarer et conserver les informations relatives aux formations suivies par leurs salariés. Afin d’anticiper l’ouverture de leur espace, plusieurs éléments doivent être pris en compte pour une organisation efficace. 

• Accès à l’espace employeurs : il sera disponible à partir du 16 mars 2026. 
• Vérification à faire : les employeurs doivent contrôler les déclarations effectuées par les organismes de formation et peuvent demander des corrections dans un délai de 6 mois après la fin du trimestre concerné. 
• Déclaration des formations internes : toutes les formations réalisées en interne doivent être saisies par l’employeur. 
• Archivage : les employeurs doivent conserver les justificatifs et attestations. 

Délais de déclaration à respecter : 

• Délai standard : chaque formation doit être déclarée dans les 6 mois suivant la fin du trimestre civil au cours duquel elle s’est déroulée. 

Par exemple, une formation se terminant le 15 février 2026 (1er trimestre) devra être déclarée au plus tard le 30 septembre 2026. 

• Délai exceptionnel : afin de faciliter le lancement du Passeport de prévention et de permettre aux entreprises de s’organiser, une période transitoire pouvant aller jusqu’à 12 mois est prévue pour les toutes premières déclarations. 

Attention : cette période transitoire est temporaire. Une fois le dispositif pleinement opérationnel, le délai standard de 6 mois s’appliquera strictement. 

3. Salariés : consulter les informations   

Les salariés disposent d’un accès à leur espace personnel dans le Passeport de prévention, leur permettant de consulter les informations relatives à leurs formations en santé et sécurité au travail. 

• Accès à l’espace salarié : l’espace personnel sera accessible à partir du 4ᵉ trimestre 2026. 

• Consultation des informations : les salariés peuvent consulter les formations, attestations et certificats déclarés par les organismes de formation ou par l’employeur. 

• Suivi du parcours de prévention : cet accès leur permet de suivre leur parcours en santé et sécurité au travail et d’identifier les formations devant être renouvelées.

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